Oppdragsavtale
Oppdragsavtale
Taskline inneholder en standard oppdragsavtale som enkelt kan tilpasses byråets og kundens behov. Kartlegg oppdraget og fordel oppgaver sammen med kunden.
Hvordan fylle ut en oppdragsavtale
Det finnes flere måter å opprette en oppdragsavtale på.
Når man oppretter en ny kunde vil man når man klikker “Lagre” få opp et spørsmål om man vil opprette en oppdragsavtale nå.
Klikk “Ja” og kom direkte til utfylling av avtalen.
Eventuelt klikker man seg inn på kundens kundekort, og klikker deretter på “Oppdragsavtale” og “Ny oppdragsavtale”.
Har man en aktivert oppdragsavtale så vil den ligge her, og være tilgjengelig for redigering, nedlastning og evt. signering. Videre får man oversikt over utkast, signerte og arkiverte oppdragsavtaler.
Klikker man “Ny oppdragsavtale” som markert i rødt i bildet over, får man opp følgende bilde:
Her velger man om man vil starte prosessen på nytt eller ta utgangspunkt i en eventuelt gjeldende avtale.
Dersom selskapet er oppført i Brønnøysundregistrene henter Taskline aktuell informasjon og forhåndsutfyller denne for deg.
Dersom selskapet er oppført i Brønnøysundregistrene henter Taskline aktuell informasjon og forhåndsutfyller denne for deg.
Steg nr. 2 i oppdragsavtalen heter “Om oppdraget”. Når man velger oppdragsansvarlig, som i dette tilfellet er “fiktiv person”, får man et valg om man vil gi alle oppgaver i en eller flere seksjoner til denne medarbeideren, og evt. hvilke seksjoner man ønsker å delegere. Velg her ønskede oppgaver som skal tildeles hver enkelt medarbeidere og oppdragsansvarlig.
Alt av oppgaver som opprettes under punkt 3-7 i oppdragsavtalen blir heretter tildelt “Fiktiv person”, som valgt i bildet over.
Ved å klikke “+ Opprett medarbeider” velger man medarbeidere på oppdraget tildeles medarbeideren tilgangen til kunden.
Når man så fordeler oppgaver på oppdraget vil kan kun velge medarbeiderne og oppdragsansvarlig.
Videre under “Om oppdraget” angir man oppstartsdato oppdragsavtalen gjelder fra, samt. avtalt oppsigelsestid.
I steget “Bokføring” t.o.m. steget “Annet” ligger det noen standardsvar på oppgavene.
Eksempelvis under “Bokføring” er det et spørsmål som heter:
“Hvem har ansvaret for bokføringen?” Her ligger “Regnskapsfører” inne som standardsvar.
Det samme gjelder i kommentarfeltet. Under svaret “Regnskapsfører” ligger det en forhåndsutfylt kommentar:
“Bokføringen skal skje innen den fristen som følger av lovgivningen. Kunden skal sørge for komplette og oppdaterte betalingsgrunnlag. “
Både svarene og kommentarene kan lett endres til ønsket svar ved å klikke på ønsket valg og evt. fjerne eller skrive en egen kommentar i kommentarfeltet.
Et annet spørsmål i oppdragsavtalen er:
“Hvor ofte skal bilag leveres?” Her var forhåndsinnstilt svar “Løpende”, men har i eksempelet blitt endra til “Dato”. Man må da oppgi en innleveringsfrist for bilagene.
Klikk på det røde feltet “Repeterende” for å velge en repeterende dato, som “9. hver måned” i eksempelet under.
I eksempelet over kan man også gjøre følgende:
Fjerne eller redigere teksten i kommentarfeltet
Legge til sjekkpunkt ved å klikke på “+ Nytt sjekkpunkt”
Fjerne “Fiktiv person” som medarbeider og endre til ønsket medarbeider
Laste opp vedlegg
Velge om dette punktet skal være skjult i oppdragsavtalen
Legge til en ny oppgave under spørsmålet
Under kategorien “Bokføring” i oppdragsavtalen finner man til slutt punktet “Periodisk rapport”.
Ved spørsmål om hvem som skal utarbeide periodiske rapporter er “Regnskapsfører” lagt inn som standardsvar.
Standard er at rapportene skal sendes den 10. hver partallsmåned (Feb, Apr, Jun…).
I denne oppgaven er det på forhånd lagt inn aktuelle sjekkpunkter.
Dersom man holder musepekeren over et sjekkpunkt dukker det opp et kryss. Ved å klikke på krysset slettes sjekkpunktet.
Ønsker man å tilføre flere sjekkpunkt klikker man på “+ Nytt sjekkpunkt”.
Under punkt nr. 8 i oppdragsavtalen finner man sammendrag og e-signering.
Man legger inn hvem som skal signere:
Her følger også standardvedlegg som byrået ønsker å ha med på sin oppdragsavtale. Det kan være alt fra standard leveransevilkår til GDPR og Hvitvaskingsinformasjon.
Har man allerede lagt inn personopplysninger på kunden i starten av avtalen vil aktuelt navn ligge i lista under. Eventuelt kan man klikke “+ Inviter” som vist under.
Ved å klikke “+Inviter” kommer følgende bilde opp:
Fyll ut kontaktinformasjon og klikk “Lagre”.
I bildet under velger man om man vil aktivere oppdragsavtalen nå eller ved et senere tidspunkt. Dersom man ikke vil aktivere oppdragsavtalen nå kan man velge “Last ned” og “Lagre kladd”.
Dersom man ønsker å aktivere oppdragsavtalen nå klikker man på symbolet vist nedenfor, og “Aktivèr oppdragsavtale” blir nå et synlig valg.
Ved aktivering vil alle oppgaver i oppdragsavtalen legge seg til i oppgavelistene.
Dette er vanlig dersom man akkurat har signert en oppdragsavtale med kunden, men ønsker å f.eks. legge kunden over i Taskline uten å signere en ny oppdragsavtale.
Klikker man “Sende til e-signering” sendes det en mail ut til vedkommende om å signere oppdragsavtalen.
Det anbefales å trykke “Last ned” for å sikre at oppdragsavtalen med vedlegg er i henhold til det ønskede oppsettet før den sendes til signering. Da kan man enkelt endre/justere oppdragsavtalen og sende den ut på signering.
